Comment maintenir l'engagement d'une employée pendant son congé de maternité?

Le congé parental est une période de transition majeure, non seulement pour les nouveaux parents, mais aussi pour l’entreprise. Souvent perçu comme une simple absence, ce moment peut s'avérer crucial pour la rétention et l'engagement des talents. Savoir comment maintenir l’engagement d’un(e) employé(e) durant un congé parental est devenu un enjeu stratégique pour les employeurs. Une absence prolongée, même si elle est prévue, peut engendrer un sentiment de déconnexion chez l'employé(e), le ou la poussant parfois à envisager de quitter l'entreprise.

Sommaire

• Pourquoi maintenir l'engagement de l'employé(e) pendant le congé parental?

• Mettre en place un plan de communication structuré pour garder une employée engagée pendant son congé de maternité

• Planifier une rencontre formelle pour préparer le retour de congé parental

• Communiquer les résultats de l'évaluation de performance

• Conclusion

• FAQ

Pourquoi maintenir l'engagement de l'employé(e) pendant le congé parental?

Pourquoi est-il si important de s'intéresser à cette période de congé? Tout d'abord, parce que c'est un moment où les interactions quotidiennes, qui sont le fondement du sentiment d'importance et de signification pour un(e) employé(e), disparaissent. Le besoin de se sentir significatif pour les gens qui nous entourent (notre employeur, nos collègues, notre gestionnaire) est un besoin humain fondamental, souvent même plus important que le sentiment d'appartenance.

Sans communication planifiée, l'employé(e) en congé peut se sentir oublié(e), perdant ainsi le lien qui l'unit à son travail et à son équipe. Pourtant, il ou elle fait toujours partie intégrante de l'entreprise. En tant qu'employeur, il est souhaitable que cette personne revienne de congé parental motivée et engagée.

Alors, comment maintenir cet engagement et cette motivation pendant le congé parental? La clé réside dans la proactivité. 

Mettre en place un plan de communication structuré pour garder une employée engagée pendant son congé de maternité

Une personne sur le point de partir en congé parental est souvent submergée par la préparation de son départ et le stress de la transition. Il est donc peu probable qu'elle prenne le temps de réfléchir à un plan de communication. Plutôt que d'attendre que l'employé(e) prenne l'initiative, prenez les devants en proposant un plan de communication clair et structuré. 

Arriver avec une proposition concrète facilite grandement la discussion. Plutôt que de partir d'une page blanche, vous proposez un cadre que vous pouvez ensuite adapter aux préférences et à la situation de l'employé(e). Cette approche montre votre considération et votre engagement à son égard.

Un plan de communication structuré, avec des points de contact prédéfinis, permet d'éviter les oublis et les malentendus. Il ne s'agit pas de le surcharger d'informations, mais plutôt de lui offrir des mises à jour régulières pour qu'il se sente toujours un membre important de l'équipe et non comme un exclu.

Voici un exemple de plan de communication pour un(e) employé(e) qui part en congé parental pendant 12 mois, que vous pourrez adapter :

Suivi 1 : 3 mois post-départ

Environ trois mois après le départ de l'employé(e), un premier contact est idéal. Un simple courriel est souvent suffisant à ce stade. L'objectif principal est de partager des nouvelles de l'équipe et de l'entreprise. Cela peut inclure des informations sur les nouvelles embauches, le départ d'un collègue, une restructuration en cours, l'acquisition de nouveaux clients ou tout autre changement majeur au sein de l'organisation.

L'idée est de lui donner un aperçu de l'évolution de l'entreprise sans le submerger de détails opérationnels. Ce premier contact permet de rappeler à l’employé(e) qu'elle fait toujours partie de l’équipe, et arrive à un moment planifié, soit après la bulle des premiers 3 mois assez intenses avec un nouveau-né.

Suivi 2 : 6 mois post-départ

À mi-parcours de son congé, un appel ou une rencontre informelle (si l'employé(e) le souhaite et si la logistique le permet) est un excellent moyen de renforcer le lien. C'est l'occasion de partager des nouvelles sur l'équipe et l'entreprise, de discuter des avancées sur des projets importants et de répondre à d'éventuelles questions. Ce contact, plus personnel qu'un simple courriel, permet de maintenir une connexion humaine et chaleureuse. C'est aussi l'occasion de prendre des nouvelles de l'employé(e) et de lui montrer que son bien-être est important.

Suivi 3 : 9 mois post-départ

Ce contact, environ trois mois avant le retour prévu, est un moment charnière. Tout d’abord, il est pertinent à ce stade-ci de confirmer avec l’employé(e) si la date de retour estimée est toujours d'actualité (la pénurie de places en garderie peut avoir un impact sur celle-ci sans aucun contrôle de votre employé(e)). C'est aussi le moment d’entamer certaines discussions pour planifier son retour, et de planifier la rencontre formelle pré-retour (voir plus bas). 

Outre les informations de base telles que les nouvelles de l'entreprise et de l'équipe (changements majeurs, restructurations, etc.), c’est maintenant le temps de discuter à haut niveau de son retour, afin de réduire le stress de l'employé(e) en lui donnant une vision claire de ce qui l'attend.

Vous pouvez discuter des grandes lignes quant aux projets qu'il ou elle pourrait reprendre ou de nouveaux projets potentiels à son retour, des ressources à consulter pour se remettre à jour (nouveaux outils, nouvelles lois, tendances de l'industrie, etc.) et des opportunités de développement professionnel à venir (formations, activités de réseautage, etc.).

En suivant ce plan de communication, vous démontrez votre engagement envers l'employé(e) et vous lui offrez un cadre rassurant pour son retour. Peu importe le plan que vous déciderez conjointement avec votre employé(e), l'important est de le suivre. Il n'y a rien de plus démotivant pour une personne que de s'entendre sur un plan de communication avec son gestionnaire, pour finalement ne jamais recevoir de nouvelles. Pour éviter d'oublier, notez ces moments de contact dans votre calendrier dès votre entente commune.

Évidemment, l’employé(e) peut changer d’avis dans ses préférences de suivi au courant de son congé parental selon la réalité avec bébé. Assurez-vous de modifier le plan en conséquence le cas échéant.

Planifier une rencontre formelle pour préparer le retour de congé parental

Le retour au travail après un congé parental est un moment de stress et d'appréhension pour de nombreux parents. En tant qu'employeur, vous pouvez jouer un rôle clé pour atténuer ces sentiments en prenant le temps de bien planifier ce retour. 

Rencontre formelle 1 mois pré-retour

Cette rencontre est cruciale pour une transition en douceur, et elle doit se faire avant le retour de l’employé(e). C'est le moment de discuter en détail du plan de retour de l’employé(e). Ce plan doit comprendre entre autres comment l’employé(e) reprendra ses responsabilités, et comment le transfert de connaissances avec la personne remplaçante (le cas échéant) se fera. Il est primordial de bien définir les responsabilités de l’employé(e) et de la personne remplaçante à la suite de son retour, surtout si cette personne demeure au sein de l’organisation.

Il est très démotivant pour un(e) employé(e) qui revient de congé parental de ne pas retrouver l’ensemble des ses responsabilités si cela n’avait pas été discuté ni clarifié en amont. Reprendre sa place dans l'équipe est une préoccupation largement partagée par les nouveaux parents. En discutant clairement comment la transition avec la personne remplaçante se fera, on contribue à ce que l'employé(e) retrouve son rôle et sa place de manière harmonieuse, sans conflit ni confusion.

Ce sera aussi l’occasion de confirmer la date de retour officielle de l’employé(e), de discuter des mesures de soutien disponibles, comme des horaires de travail flexibles, la possibilité de télétravail ou d'autres aménagements qui peuvent faciliter cette période de transition, et de finaliser les préparatifs administratifs. 

En abordant ces questions en amont, vous montrez à l'employé(e) que son bien-être et sa réussite sont des priorités pour vous. Cela transforme un moment de stress en une occasion de collaboration et de réengagement.

Communiquer les résultats de l'évaluation de la performance annuelle

Lorsqu’un(e) employé(e) part en congé parental pour plusieurs mois, voire un an, il est possible que l’exercice d’évaluation annuelle de la performance arrive pendant son absence. Comme cet exercice est souvent lié aux promotions, aux augmentations de salaire ou à l'octroi de boni, il est essentiel de tenir l’employé(e) en congé parental informé(e).

Pour être en mesure de bien représenter l’employé(e) en congé parental pendant cet exercice,  il est recommandé de tenir une rencontre individuelle d'évaluation de la performance avec votre employé(e) avant son départ en congé parental. Cela permet de discuter en détail de sa performance des derniers mois, de s'assurer que toutes ses réalisations sont documentées et de lui donner l'occasion d'exprimer ses aspirations professionnelles.

En ayant des notes écrites et précises, vous serez davantage en mesure de représenter l'employé(e) de manière juste et efficace lors de l'exercice annuel, même en son absence. Sans ces informations, il peut être difficile de défendre la candidature d'une personne pour une promotion ou une augmentation, ce qui peut créer un sentiment d'injustice et de démotivation.

Lorsque les résultats de l’exercice annuel sont disponibles, il est essentiel de les communiquer à l’employé(e) en congé parental. Premièrement, ce sont des informations importantes pour l’employé(e), et deuxièmement, cela contribuera à ce que la personne sache que sa contribution passée est valorisée et a été prise en compte.

Conclusion

Le mot d'ordre pour maintenir l'engagement d'un(e) employé(e) pendant son congé parental est la proactivité. Il est essentiel de planifier des points de contact en amont, car le quotidien de l'entreprise roule vite, et sans un plan délibéré, nos bonnes intentions peuvent vite tomber dans l'oubli.

En étant proactif dans l’établissement d’une communication structurée et régulière, vous maintenez le lien, vous évitez que la personne se sente complètement déconnecté(e) et vous envoyez un message clair sur la valeur que vous accordez à cette personne en tant que membre de l'équipe. C'est un investissement dans sa rétention et dans son engagement à long terme, qui profitera à l'employé(e) et à l'entreprise.

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FAQ

Comment maintenir l’engagement d’un(e) employé(e) durant un congé parental ?

La clé est la proactivité : établissez un plan de communication structuré avec 3 points de contact (3, 6 et 9 mois), et une rencontre formelle à 1 mois du retour. Cette approche maintient le lien et évite la déconnexion.

Quand contacter un(e) employé(e) en congé de maternité ou paternité ?

Selon le plan de communication pré-établi avec la personne avant son départ, et qui peut être adapté en cours de route. Un plan structuré, tel que présenté ci-haut, est souvent utile pour entamer la discussion.

Pourquoi est-ce important de maintenir le lien avec un(e) employé(e) en congé parental?

Parce qu’un(e) employé(e) qui se sent oublié(e) risque de se désengager, voire de quitter l’entreprise. Maintenir le lien favorise la fidélisation et la rétention.

Comment éviter qu'un(e) employé(e) démissionne après son congé parental ?

En planifiant soigneusement le départ en congé parental et le retour au travail, en maintenant une communication régulière pendant son absence, et en priorisant la carrière de l'employé(e) à travers ces transitions.