24 avr. 2026
Comment réduire les interruptions au travail?
L'un des plus grands obstacles à la productivité se trouve dans les interruptions du travail causées par le volume de courriels quotidien que nous recevons. Selon le rapport de Microsoft (2025), l’on reçoit en moyenne 117 courriels par jour!
Si l'on considère qu'il faut environ 23 minutes pour retrouver un état de concentration profonde après une interruption, comme prendre 2 minutes pour répondre à un courriel, le calcul est énorme : nous passons notre vie à nager en surface, sans jamais atteindre la profondeur nécessaire pour créer de la vraie valeur.
Comment réduire ce nombre de courriels quotidiens? Dans son livre Deep Work, Cal Newport propose une technique de rédaction des courriels pour limiter la partie de ping-pong sans fin, ou les aller-retours de courriels nombreux : le courriel orienté processus.
Voici pourquoi cette approche est bénéfique et comment l'appliquer au quotidien pour réduire les nombreuses interruptions du travail dans votre journée.
Le scénario qui se répète
La plupart du temps, nous traitons nos courriels de manière réactive. On valorise la vitesse de réponse au détriment de la qualité de la réflexion. C’est ce qu’on appelle souvent la «culture de l’urgence». On répond vite pour «s’en débarrasser», mais en réalité, on ne fait qu’envoyer la balle dans le camp de l’autre, qui nous la renverra sous peu.
Voici un exemple fréquent : la demande de feedback sur un document de travail commun.
Un collègue vous envoie une ébauche de présentation d’un projet commun.
Votre collègue : «Voici le brouillon du projet X, qu'en penses-tu ?»
Vous répondez : «Ça semble bien, mais j'ai quelques doutes sur la section 3, c’est pas assez détaillé. On en discute?»
Votre collègue : «Ok, tu veux faire un appel ou je modifie d'abord?»
Vous : «Modifie d'abord, je regarderai après.»
Votre collègue : «C'est fait, quand est-ce que tu es dispo pour en parler?»
Bilan : 5 courriels, aucune discussion à valeur ajoutée et le projet n'est toujours pas fini.
Ce va-et-vient crée une charge cognitive constante. Chaque courriel nous prend du temps et nous sort de notre travail de fond pour une décision mineure, prolongeant indéfiniment la boucle de communication.
Penser au processus complet
L'objectif du courriel orienté processus est de fermer la boucle dès le premier message. Au lieu de répondre au strict minimum, vous prenez un instant pour identifier le processus complet nécessaire pour atteindre le résultat souhaité, puis vous proposez les prochaines étapes logiques.
Comment structurer votre réponse ?
Un courriel efficace selon Newport répond à deux questions internes avant d'être envoyé :
Quel est le projet ou l'objectif final de cet échange?
Quelle est la séquence d'étapes la plus efficace pour y arriver?
Reprenons le scénario plus haut.
Votre collègue vous envoie une ébauche de présentation d’un projet commun avec ce message : « Voici le brouillon du projet X, qu'en penses-tu ?»
Vous prenez le temps de réfléchir et d'identifier que :
L’objectif final est de vous entendre sur une version finale de la présentation à soumettre à votre gestionnaire.
La séquence d’étapes la plus efficace pour y arriver est l’annotation et la révision asynchrone, puis la discussion synchrone pour finaliser.
Voici ce que vous pourriez répondre pour fermer la boucle immédiatement :
« Merci pour l'envoi. Pour arriver à une version finale de la présentation à soumettre à notre gestionnaire, voici ce que je propose :
Je vais annoter mes commentaires directement dans le document partagé d'ici demain 16h.
Peux-tu en prendre connaissance et annoter tes questions/changements souhaités le cas échéant avant notre rencontre de validation ensemble?
Je propose que nous planifions cette rencontre de validation ce jeudi ou vendredi pour finaliser le tout ensemble? Je suis disponible en PM les deux journées. Je propose une rencontre de 30 minutes.
Merci de m’envoyer une invitation à la plage qui te convient.
Merci et à bientôt,»
Bilan : 2 courriels, et le projet a une date cible de fin.
Les 3 avantages majeurs
1. Réduction du résidu d'attention
En fermant la boucle immédiatement, vous évitez de solliciter votre cerveau plusieurs fois pour le même projet. Des sollicitations qui s’avèrent sans valeur ajoutée, mais qui créent un résidu d’attention à chaque fois.
2. Diminution du volume de messages
En considérant l’objectif final dans vos propositions, vous éliminez mathématiquement le nombre de messages entrants. Moins de messages signifie moins d'interruptions du travail.
3. Responsabilisation et leadership
Cette façon amène davantage de responsabilisation des gens, car iels doivent penser à la vue d’ensemble. Cette façon apporte une clarté professionnelle, qui facilite la vie de votre interlocuteur en lui épargnant des efforts de logistique. Dans un monde où tout le monde est débordé, apporter une structure et une direction est une ressource inestimable.
Conclusion
Adopter le courriel orienté processus demande un effort initial plus important, car écrire votre courriel ne prendra plus que 2 minutes. Cependant, cet investissement en vaut vraiment la chandelle, car il protège votre capacité à vous concentrer sans distraction et donc, améliore votre productivité.
La prochaine fois que vous ouvrirez un courriel de votre collègue, prenez le temps de réfléchir à l'objectif final de cet échange et à la séquence d'étapes la plus efficace pour y arriver. Visualisez la ligne d'arrivée. Tracez le chemin pour votre interlocuteur. Fermez la boucle. Vous verrez ainsi probablement votre nombre de courriels entrants diminuer au fil du temps.
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FAQ
1. Qu'est-ce qu'un courriel orienté processus ?
C'est une technique de communication qui consiste à identifier l'objectif final d'un échange et à proposer, dès le premier message, la séquence complète des étapes pour y arriver. L'idée est de «fermer la boucle» immédiatement au lieu de multiplier les allers-retours logistiques.
2. Est-ce que cette méthode prend plus de temps à rédiger ?
Oui, l'effort initial est légèrement supérieur. Toutefois, cet investissement est largement rentabilisé, car il élimine plusieurs courriels de suivi inutiles et protège vos blocs de travail ininterrompus.
3. Pourquoi le «ping-pong» de courriels est-il nuisible à la productivité ?
Ce va-et-vient constant crée ce qu'on appelle un «résidu d'attention». Même après avoir fermé votre boîte de réception, votre cerveau reste partiellement mobilisé par les boucles de communication ouvertes, ce qui augmente la fatigue cognitive et diminue la qualité de votre travail de fond.
